Tietosuojaseloste

Voimassa 1.6.2026 alkaen.

Tämä on Vilpun EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tässä selosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja keräämme verkkokaupassamme, miten niitä käsittelemme ja mitä oikeuksia sinulla asiakkaana on.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

  • Yrityksen nimi: Vilpu
  • Y-tunnus: 2073141-7
  • Osoite: Paasivuorentie 45 19460 RUORASMÄKI
  • Sähköposti: toni@vilpu.fi
  • Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Toni Seppälä

2. Rekisterin nimi

Vilpu asiakas- ja tilausrekisteri.

3. Oikeusperuste ja tietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on asiakkaan ja Rekisterinpitäjän välinen sopimus (tilauksen toimittaminen) sekä lakisääteiset velvoitteet (kuten kirjanpitolaki).

Tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Tilausten käsittely, valmistus, toimittaminen ja arkistointi.
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito (esim. mittatilaustöiden suunnitteluun liittyvät kysymykset).
  • Verkkokaupan ylläpito, tilastointi ja palvelun parantaminen.

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään ja tallennetaan vain tilauksen ja asiakassuhteen hoidon kannalta välttämättömiä tietoja:

  • Perustiedot: Nimi, laskutus- ja toimitusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
  • Tilaustiedot: Ostetut tuotteet, kustomointitiedot (esim. mittatilaustyön mitat tai kaiverrustekstit), tilauksen kokonaissumma, valittu maksutapa ja toimitustapa.
  • Tekniset tiedot: IP-osoite (tallennettaessa tilaus verkkokauppaohjelmistoon tietoturvasyistä).

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään, kun hän täyttää yhteydenottolomakkeen, tekee tilauksen verkkokaupassa tai on yhteydessä sähköpostitse.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei myydä tai luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain siinä määrin, kuin se on välttämätöntä palvelun toteuttamiseksi:

  • Kuljetusyhtiöt: Nimi, osoite ja puhelinnumero paketin toimitusta ja saapumisilmoitusta varten.
  • Maksunvälittäjät: Maksutapahtuman suorittamista varten. Maksunvälittäjä käsittelee maksukortti- ja pankkitiedot omissa suojatuissa järjestelmissään, eikä Rekisterinpitäjällä ole pääsyä näihin tietoihin.
  • Kirjanpitäjä: Tilaustiedot ja kuitit siirretään lakisääteistä kirjanpitoa varten taloushallintoon.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, ellei käytettävä tekninen alusta (kuten pilvipalvelun varmuuskopiointi) sitä vaadi, jolloin huolehditaan siitä, että palveluntarjoaja on sitoutunut GDPR:n mukaisiin suojatoimiin.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

  • Tilaustietoja ja kuitteja säilytetään Suomen kirjanpitolain vaatiman ajan (6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyy).
  • Muita asiakastietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhdetta voidaan pitää aktiivisena, tai kunnes asiakas pyytää tietojensa poistamista.

8. Rekisterin suojaus

Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmät suojataan asianmukaisesti.

  • Digitaalinen aineisto: Verkkokaupan hallintapaneeli (WordPress/WooCommerce) on suojattu käyttäjätunnuksilla ja vahvoilla salasanoilla. Sivusto käyttää salattua HTTPS-yhteyttä. Pääsy tietoihin on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään (esim. tilausten valmistus ja pakkaaminen).
  • Manuaalinen aineisto: Mikäli verstaalla tulostetaan tilauksia tai työohjeita paperille, ne tuhotaan asianmukaisesti heti, kun työ on valmistunut ja toimitettu.

9. Evästeet (Cookies)

Sivustolla käytetään evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi ja verkkokaupan perustoimintojen (kuten ostoskorin toiminnan) mahdollistamiseksi. Voit halutessasi estää evästeiden käytön selaimesi asetuksista, mutta tämä saattaa haitata verkkokaupan toimintaa.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on asiakkaana seuraavat oikeudet, jotka voit käyttää ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme sähköpostitse:

  • Tarkastusoikeus: Oikeus tarkistaa, mitä tietoja olemme sinusta tallentaneet.
  • Oikeus tietojen korjaamiseen: Oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
  • Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): Oikeus pyytää tietojesi poistamista rekisteristämme, mikäli lainsäädäntö (kuten kirjanpitolaki) ei velvoita meitä säilyttämään niitä.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tai vastustamiseen.

Mikäli koet, että henkilötietojasi käsitellään tietosuoja-asetuksen vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.